La participation dans un programme d’échange jeunesse et son organisation exigent un engagement sérieux. Avant de commencer, il est important de bien comprendre les démarches que vous devez entreprendre pour vous qualifier.

• rédiger une proposition d’échange qui corresponde aux objectifs d’Échanges Jeunesse Canada YMCA
• le cas échéant, concevoir d’un projet axé sur un domaine d’intérêt spécifique, tel la géographie, l’histoire, les arts, les sciences, l’environnement, le sport amateur, la langue seconde, le développement communautaire, ou l’engagement des jeunes
• préparer soigneusement l’échange, y compris les activités pré- et post-échange, en tenant compte des objectifs d’Échanges Jeunesse Canada YMCA
• soumettre le formulaire de demande dûment rempli avec ou sans groupe jumelé.

Après l’approbation du programme, les organisateurs doivent :

• sensibiliser les parents et la communauté aux échanges au moyen de séances d’information, de lettres, des medias locaux, etc.;
• trouver des façons concrètes d’impliquer les participants dans tous les aspects de l’échange;
• jumeler chaque participante et participant;
• planifier un programme varié d’activités avec le groupe jumeau;
• organiser des activités de financement et établir des partenariats avec des commanditaires tels que les municipalités, les entreprises et les organismes communautaires, les médias locaux, etc.;
• prendre les mesures appropriées pour assurer la sécurité des participants; effectuer la vérification obligatoire des familles d’accueil; s’assurer que les membres du groupe bénéficient d’une assurance adéquate; prendre note de toute condition médicale chez ceux-ci;
• retourner les documents requis à l’adresse indiquée avant la date stipulée.

Pendant l’échange, les organisateurs doivent :

• assumer la responsabilité du groupe pendant toute la durée de son séjour dans la communauté d’accueil;
• assumer la responsabilité de l’accueil du groupe jumeau, conjointement avec les parents;

  Après l’échange, les organisateurs doivent :

• s’assurer que les participants remplissent tous les formulaires d’évaluation et les renvoient à l’adresse indiquée;
• encourager les groupes à garder le contact afin de maintenir des liens d’amitié entre participants;
• encourager les jeunes à partager l’expérience avec d’autres groupes.

Les jeunes participants doivent également jouer un rôle actif :

• en prenant part aux trois étapes de l’échange : planification et préparation; organisation des activités durant l’accueil du groupe jumeau; et activités post-échange y compris l’évaluation;
• en faisant preuve d’engagement et de dynamisme à toutes les étapes de l’échange; 
• en partageant l’expérience avec d’autres jeunes, d’autres écoles et l’ensemble de la communauté (réunions, articles dans les journaux locaux, entrevues, etc.);
• en remplissant le formulaire d’évaluation des participants.

Et enfin, mais non moins important, le YMCA est tenu d’assumer certaines responsabilités. En tant que partenaires de ce programme, nous prenons l’engagement :

• d’évaluer les demandes d’échange;
• de faciliter le jumelage des groupes s’il y a lieu;
• de coordonner les déplacements entre les communautés jumelées;
• d’apporter un soutien aux organisateurs en répondant à leurs questions, en les aidant à résoudre les problèmes, et en fournissant de la documentation et, au besoin, des séances d’orientation.